L’une des choses les plus difficiles dans l’organisation d’un événement est le choix du lieu. C’est généralement très difficile car vous devez trouver un bon emplacement et un bon espace pour un prix correct. Même si vous trouvez un lieu fantastique, vous devez être sûr que quelqu’un d’autre n’a pas réservé l’endroit le même jour que vous prévoyez d’organiser votre événement. Après tout ce stress, vous finissez par trouver un lieu qui vous convient parfaitement et vous voulez payer. Cependant, juste avant de faire ce paiement, il y a des choses que vous devez découvrir sur l’équipe de gestion du lieu. En voici quelques-unes.
Ce que couvrent vos frais
Vous devez poser cette question directement, surtout si elle n’a pas été exprimée ou si elle ne figure pas dans le contrat que vous êtes sur le point de signer. Il est erroné de supposer quoi que ce soit qui ne vous ait pas été dit. Il y a de nombreuses choses dont vous pourriez avoir besoin pour votre événement, notamment des chaises, des tables, un système de sonorisation, un DJ, de la nourriture et des boissons. Vous devez savoir ce que vos frais couvrent afin de savoir si vous pouvez vraiment vous le permettre et si vous devez encore dépenser de l’argent ailleurs pour les choses que vos frais ne couvrent pas.
Apportez vos propres affaires
Certains lieux ont des règles strictes concernant le nombre de provisions externes que vous êtes autorisé à apporter. Certains lieux peuvent insister pour couvrir votre restauration mais vous autoriser à venir avec d’autres choses comme de la musique et des décorations. Ces éléments varient d’un lieu à l’autre. Pour éviter tout problème, renseignez-vous directement.
Temps d’utilisation
Si cela n’est pas clairement indiqué, vous devez demander. Certains lieux vous donnent une plage horaire spécifique et vous demanderont de payer un supplément si vous avez l’intention de dépasser le temps stipulé. Cependant, d’autres ne le font pas et insisteront pour que vous trouviez un moyen de faire en sorte que votre événement ne dépasse pas du tout. Vous devez être sûr de celui que vous vous apprêtez à réserver pour éviter des problèmes embarrassants.
Installations adéquates
Les installations sont-elles suffisantes pour le nombre de participants que vous attendez ? S’il n’y en a pas, y a-t-il un moyen d’y remédier ? Vous devez également savoir si le lieu de réunion dispose d’installations pour faciliter la vie des participants souffrant d’un handicap physique. Les entrées et sorties pour fauteuils roulants ainsi que les commodités pour différents types de personnes doivent être confirmées.
Politiques d’annulation
S’il y a une chance que vous annuliez votre réservation, vous devez vous renseigner sur la politique d’annulation du lieu. Renseignez-vous pour savoir si votre paiement anticipé est remboursable et quel montant vous sera remboursé. Il existe généralement quelques règles concernant les annulations. Parfois, on vous donne un délai en dehors duquel votre acompte ne sera pas remboursé. Cela doit être clairement indiqué car cela vous aidera à prendre une décision appropriée.
La façon la plus simple de réserver un lieu est d’utiliser un service spécialisé. Vous pouvez facilement sélectionner un lieu, une date, et même vous renseigner sur la capacité. Donc, si vous êtes à la recherche d’une location de salle de fête, un service de location évenementiel rendra ce processus très facile pour vous.